Hoe kunnen integriteit functionarissen gecontroleerd worden?

Hoe kunnen integriteit functionarissen gecontroleerd worden?

Steeds meer organisaties hebben een eigen integriteitsfunctionaris. Het ene bedrijf heeft er één en sommige bedrijven, hele afdelingen. Het takenpakket van deze functionaris kan enorm variëren ten opzichte van een ander, maar het draait uiteindelijk om het advies dat deze functionaris geeft aan het topmanagement over het integriteitsbeleid. Net zoals alle andere werknemers, zullen ook deze functionarissen tegen verleidingen en/of kwetsbaarheden aanlopen.

In de Romeinse tijd vroeg men ‘maar wie bewaakt de bewakers?’ dat is in dit geval dé vraag. Want ook integriteitsfunctionarissen zijn kwetsbaar voor verleidingen. Integriteitsfunctionarissen zijn vaak het meldpunt voor integriteitsschendingen. Zo’n lijst met meldingen breidt zich snel uit en deze persoonlijke en vertrouwelijke gegevens liggen allemaal in handen van deze functionaris. Met deze informatie dient men, zeer zorgvuldig om te gaan. Zeker als het enkel een melding is en de waarheid nog niet boven tafel is. Het nadeel hiervan is, is dat wanneer er een melding is deze ook veredeld moet kunnen worden om over de opvolging te kunnen adviseren.

Betrokkenheid bij een integriteitsmelding voorkomen

Vanwege de exclusiviteit van de informatie die een integriteitsfunctionaris ontvangt, heeft deze meneer of mevrouw in kwestie, in hoge mate sturingsmogelijkheden bij het afhandelen van zo’n melding. Wanneer er bijvoorbeeld sprake is van een ‘’bekende’’ kan de verleiding ontstaan om de melding groter of kleiner te maken dan dat deze in werkelijkheid is. Niet alleen de functionaris, maar ook het management kan soms druk uitoefenen. Het is dus van groot belang dat de functionaris in functie voldoende distantie weet te bewaren.

Is een integriteitsfunctionaris wel onafhankelijk?

Dat krachtenveld heeft ook een keerzijde, een integriteitsfunctionaris is onderdeel van de organisatie: een collega van de andere medewerkers en een ondergeschikte van de top. Daarom is deze nooit echt onafhankelijk, een gegeven waar ook andere interne toezichthouders mee te maken hebben.

Verklaring Omtrent Gedrag steeds vaker verplicht

Het begint natuurlijk met de selectie van de integriteitsfunctionaris waar kennis, vaardigheden en attitude aangaande integriteit belangrijk zijn. Veel bedrijven vragen daarnaast om een Verklaring Omtrent Gedrag en bovendien is ook het laten uitvoeren van een pre-employment screening raadzaam bij het aannemen van elke personeelslid. Bij Diis voeren we deze screenings uit, wilt u hierover meer informatie? Neem dan gerust contact met ons op via support@diis.eu of vul ons contactformulier in.

Belang van zelfreflectie

De meest belangrijke eigenschap van een integriteitsfunctionaris is het hebben van zelfreflectie. Indien deze eigenschap ontbreekt is het snel maken van keuzes en het geven van adviezen onmogelijk. Niet alleen het zelfreflecterend vermogen is belangrijk ook het beeld van de omgeving is iets om rekening mee te houden. Het verschijnen van een functionaris op de werkvloer kan al tot speculaties zorgen. Het is daarom van belang dat er een goede balans aanwezig is tussen respons en communicatie. Dit draagt bij aan een goede band tussen werkvloer en functionaris en voorkomt de rol van boeman.

Conclusie

Integriteitsfunctionarissen zijn net zo feilbaar als hun collega’s, maar door de juiste maatregelen te nemen kunnen risico’s verkleind worden en kan de invulling worden gegeven aan de voorbeeldfunctie waar een integriteitsfunctionaris over beschikt.